نظام الفنادق و الحجوزات

استخدام سهل. خطوات واضحة.نتائج مضمونة. نظام متكامل.

لأن لإدارة الفنادق طبيعة خاصة في التعامل نظرًا لسرعة ودقة عملياتها وتعقيد خطواتها كلما توسّعَت بخدماتها، نُقدم لك نظام إدارة المكاتب الأمامية للفنادق، القادر على تحسين جودة الأداء العام لمشغلي الفنادق والحجوزات، والذي يساهم بشكل مباشر في تفادي أي هدر محتمل للنفقات أو فقدان للأرباح أو قصور تشغيلي، وذلك من خلال تنظيم العمليات بنظام آلي يتميز بالشفافية والمرونة على كافة المستويات.

 

وهو نظام مُقسّم إلى ثلاث محاور رئيسية:

الحجوزات الخاصة بالنزلاء

العمليات الخاصة بالنزلاء

العمليات الخاصة بقسم الإشراف الداخلي (Housekeeping).



الفعَالية القصوى للمكاتب الأمامية!

تحسين التدفق النقدي

من خلال الربط مع نظام محاسبي دقيق.

تحليل لبيانات عملياتك

من خلال دعمك ببيانات وتقارير دورية لتعزيز قدرتك على اتخاذ القرارات .الاستراتيجية.

استخدام أفضل لمواردك

من خلال مراقبة التقارير الدورية واستخدامها لوضع خطط مستقبلية أكثر فاعلية.

انسيابية في الأداء

من خلال مرونة خطوات سير العمل الآلية من وإلى كل خطوة في النظام.

Walnut تعِدَك

بتوفير نظام يُعتمد عليه لإدارة المكاتب الأمامية للفنادق، وهو نظام يجمع بين تعقيد البرمجة وسهولة الاستخدام؛ كما نعدك بتجربة إدارة عمليات متكاملة قادرة على تخفيض الوقت والمجهود اللازم لكل عملية مع زيادة الفعالية والشفافية.

قسم الحجوزات

إدخال بيانات الحجز الخاص بالنزلاء:

بداية من الاتصال بين العميل والفندق، سواء كان الحجز شخصي أو عن طريق شركة سياحة ، حيث يتم فتح استمارة حجز لكل عميل تشمل كل بيانات الحجز الأساسية (مثال: الاسم، عدد الغرف، تاريخ الوصول، خصم، نوع الحجز، إلخ)، كما يمكن مراجعة أيام الحجز والسعر الخاص بكل ليلة إذا كانت الأسعار مختلفة خلال فترة الإقامة.

 

وثيقة الصلة بالحجز

كل نزيل بالفندق يكون له ملف شخصي، حيث يمكن إضافة معلومات على كل ملف إذا كان نزيل سابق، كذا الاحتفاظ بتاريخ كل ملف عن طريق خاصية "حفظ تاريخ العملاء".

حجز المجموعات

يُستخدم في حالة مجيء مجموعة متكونة من أكثر من غرفة ويسكنون لفترة معينة أو خلال أو لهدف معين (مثال: مؤتمر)، لذا يتيح النظام خاصية "حجز المجموعات" عن طريق إدخال البيانات المشتركة كلها بين الغرف لمرة واحدة (مثال: تاريخ الوصول، شركة السياحة، عدد الليالي، إلخ)، ومن ثم يتم وضع التفاصيل المختلفة لكل غرفة تابعة للمجموعة، ذلك بالإضافة لإمكانية فتح فاتورة موحدة للمجموعة أو فاتورة لكل غرفة.


قسم الاستقبال

وهو قسم مخصص للأكواد الخاصة بأنواع الغرف، حيث يتم تصنيف الغرف إلى مجموعات (مُطلة على جبل أو بحر أو حديقة)، فيتيح النظام كود لكل غرفة في الفندق برقمها ونوعها.
إمكانية طباعة كروت التسجيل الخاصة بكل نزيل أثناء الوصول مع عمل عمليات التسكين لكل نزيل وتخصيص رقم غرفة لكل حجز، وتسجيل حالة كل نزيل ما إذا تم التسكين بالفعل، ومن ثم تبدأ أنشطة النزيل بالفندق حيث تسمى مرحلة "نزيل مقيم" أو “Guest In House”.

كل غرفة يتم تسكينها يُنشيء لها النظام فاتورة بشكل آلي، ومن تتيح خاصية "الفوترة" مراجعة فواتير النزلاء بصفة دورية وعمل تحديث للنزلاء، سواء بإضافة مشتريات للنزيل أو أنشطة قام بممارستها بمقابل مادي، وفي نهاية الإقامة تكون فاتورة النزيل جاهزة بكل العناصر التي استخدمها او اشتراها.

يوم المغادرة (Check-out) وتسليم مفاتيح الغرفة للاستقبال وسداد الفواتير، يقوم مستخدم النظام بإعادة حالة الغرفة إلى "خالية".

إدارة قسم الإشراف الداخلي (Housekeeping)

وهو قسم خدمة الغرف، حيث يتيح النظام أكواد بحالة كل غرفة، سواء كانت خارج الخدمة بسبب وجود أعمال صيانة أو أعطال أو تجديدات أو لوجود حدث ما في الغرفة كجلسة تصوير أو فحص فني أو تفتيش.

الأكواد

أكواد الشركات

هي أكواد الشركات التي يتعامل معها الفندق (شركات السياحة ووكلاء السفر والبنوك وشركات البترول..إلخ)، ويكون الحجز لمجموعات أو أفراد بحسب اتفاقيات أو عقود مسبقة مع الفندق، لذا يوفر النظام خاصية لإنشاء ملفات تعريفية لكل شركة من الشركات التي يتعامل معها الفندق.

أكواد الأسعار

وهي خاصية الأسعار المذكورة في العقود والاتفاقات المسبقة والموقعة بين الفندق والشركات، يُذكَر فيها تاريخ بداية وانتهاء العقد والمواسم الموجودة في العقد، ويتيح كود السعر إنشاء أسعار بناءً على الفترة المتعاقد عليها ونوع الغرف وإذا كان السعر يشمل السعر فقط أو الوجبات أيضًا.

كود المخصصات

وهي عدد الغرف المخصصة لشركة لفترة معينة وبعدد معين من كل نوع من أنواع الغرف، بحيث أن يكون حجم الأعمال بين الفندق والشركة محدد مسبقًا، وتكون المخصصات إمّا بطريقة إلزامية (الدفع لكل الغرف) أو يتم الدفع لعدد الغرف التي سكنت فعليًا فقط.

كود أنواع الوجبات

وهو كود الوجبات التي يقدمها الفندق أثناء إقامة النزيل، ويتيح النظام وضع عدد غير محدود من أنواع الوجبات (مثال: Full Board، Half Board، Bed & Breakfast)

كود تسعير الوجبات

إمكانية وضع سعر لكل وجبة من خلال النظام للحصول على قيمة الإيراد للوجبات فقط، منفصلة عن خدمة المبيت.

كود تصنيف النزلاء

إمكانية تصنيف النزلاء إلى نزيل عادي ونزيل منتظم وعميل هام (VIP).

التقارير

تقارير الوصول

تحتوي على تواريخ وصول النزلاء لكل غرفة، ويمكن اختيار تقارير وصول مفصلة بحسب عوامل معينة (مثال: تقارير وصول نزلاء شركة معينة خلال فترة معينة).

تقارير النزلاء المقيمين

تحتوي على كل البيانات عن النزلاء المقيمين بالفعل في الفندق بكافة المعلومات الأساسية عن كل عميل.

تقارير المغادرة

تحتوي على الغرف المغادرة في تاريخ معين.

تقارير الحجز

تحتوي على كل الحجوزات التي تمت خلال فترة معينة بأي طريقة من خلال المستخدم، بالإضافة إلى تقارير الحجوزات التي تم إلغائها وتقارير الحجوزات سواء كانت مؤكدة أو غير مؤكدة.

تقارير المراجعة والمراقبة (Audit)

تحتوي على الحسابات والمراجعات على الإيرادات التي تم تحقيقها خلال فترة وجود النزلاء في الفندق، مع وجود سجِل لكل مستخدم لتسجيل جميع العمليات لاستخدامها في عملية الرقابة والمراجعة.

تقارير خاصة بحالة الفندق

تحتوي على كافة الغرف المتاحة ونسبة الإشغال الحالية ونسبة الإشغال المتوقعة خلال فترات معنية.

تقارير الإتاحة (Availability)

تحتوي على كافة الغرف المتاحة بكل نوع من أنواع الغرف في الفندق في تواريخ معينة يختارها المستخدم.

تقارير التوقعات

تحتوي على نسب الإشغال والإيرادات المتوقع تحقيقها بالاستناد على الحجوزات التي سبق إدخالها للنظام، كذا عدد النزلاء وعدد الوجبات والحجوزات المؤكدة، إلخ.

مميزات إضافية

دمج ملف النزيل.
برنامج العضوية. (برنامج النقاط/الولاء)
ادارة المنشآت المتعددة.

إمكانية الربط مع..

نظام المحاسبة | نظام نقاط البيع |نظام الحسابات العامة

نظام المكاتب الأمامية للفنادق باختصار..


هو النظام الأمثل والأكثر تكاملًا للمكاتب الأمامية بالفنادق، فهو نظام يرافق المستخدم بداية من الحجز وحتى المغادرة، مرورًا بالإقامة والنشاطات والتغييرات التي قد يطلبها النزيل، فيكون المستخدم على دراية كاملة بملف العميل وتاريخ تعاملاته بالكامل، كما يُعد البرنامج أداة مساعدة مهمة لإدارة الفندق لاتخاذ قرارات إدارية بناء على تقارير دقيقة ومنظمة.